Tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukainen tietosuojaseloste.

1. REKISTERINPITÄJÄ
New House Innovation Oy
y-tunnus 2746622-2
Mannerheiminaukio 1 A
00100 HELSINKI

Yhteyshenkilö:
Antti Korpela antti.korpela@newhouseinnovation.fi

2. REKISTERIN NIMI
New House Innovation Oy:n asiakasrekisteri

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen- kehittämiseen ja hallinnointiin, sopimuksen tai sen edeltävien toimenpiteiden täytäntöönpanoon, tiedusteluihin, tarjouspyyntöjen valmisteluun ja lähettämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen, työmaakohteiden tapahtumien viestittämiseen, takuu- ja vuositarkastusten hoitamiseen, ja korjaustietojen hallinnointiin sekä laskutukseen. Lisäksi tietoja käytetään yleisen- ja asukaspalautteen keräämiseen ja asiakastyytyväisyystutkimusten toteuttamiseen.

Henkilötietoja käsitellään seuraavin oikeusperustein:

(a) Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin;

(b) Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen tai sen edeltävien toimenpiteiden täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena;

(c) Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu voi olla olemassa esimerkiksi, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, koska rekisteröity tai rekisteröidyn organisaatio on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä rekisterin käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

Rekisteri sisältää kaikista rekisteröidyistä seuraavat henkilötiedot: nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Asuntojen ostajilta lisäksi: asiakkaiden henkilötunnus, osakkaiden omistussuhteet, valitut tuote- ja materiaalitiedot (asukasmuutokset), asiakkuuden alkamisajankohta, mahdolliset palautteet.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.

6. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelytehtävien toteuttamisessa rekisterinpitäjän lukuun toimivia sopimuskumppaneita eli henkilötietojen käsittelijöitä, joille siirretään yhteistyön puitteissa henkilötietoja toimeksiantosopimuksen ja sen tietosuojaehtojen mukaisesti käsiteltäväksi rekisterinpitäjän ohjeistusten mukaisesti. Tällaisia henkilötietojen käsittelijöitä ovat esimerkiksi ICT-, kyselytutkimusten ja viestintä- ja markkinointipalvelujen tuottajat, asuntojen takuu- ja vuositarkastuksen toteuttajat.

Lisäksi henkilötietoja käsittelevät kiinteistön- ja asunnonvälittäjät, jotka toimivat rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun, ja joiden kanssa New House Innovation Oy tekee yhteistyötä asuntokohteiden markkinoimisen, välittämisen ja myynnin yhteydessä.

Henkilötietoja siirretään kyselytutkimusten toteuttajalle, asukasmuutoksia toteuttaville urakoitsijoille, turva-asiakirjoja säilyttäville luottolaitoksille, RS-pankeille, Maanmittauslaitokselle ja asuntokohteiden isännöitsijöille.

7. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Asunnon ostajan rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään 10 + 1 vuotta taloyhtiön hallinnonluovutuksesta, jolloin urakoitsijan yleisten sopimusehtojen mukainen vastuuaika, takuuvelvoite ja koko asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja muut osapuolten väliset sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvat velvollisuudet ja toimenpiteet ovat suoritettu.

Asunnon varaajan (ei kauppaa) ja asuntokohteista kiinnostuneiden osalta tietoja säilytetään 2 vuotta asiakasrekisterissä.

Rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötietoja sisältäviä manuaalisia aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja rekisterinpitäjä on huolehtinut asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista toimenpiteistä rekisterin suojaamiseksi. Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella. Tietojen käyttöoikeudet ja valtuudet tietojärjestelmiin on rajattu, ja ne on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja henkilötietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Rekisterinpitäjän työntekijät on ohjeistettu ja koulutettu tietoturvan ja henkilötietojen käsittelyn luottamuksellisuuden varmistamiseksi, minkä lisäksi työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on alla kuvatut oikeudet:

Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin;

Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;

Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;

Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;

Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;

Rekisterinpitäjä pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto.